若真要細數Evernote的功能真的數不清,慢慢使用順手了就會發現更多功能很實用。最近也開始嘗試融合OutLook的功能,來處理信件中的其中一部分。尤其有些信件會夾帶一些圖檔,若要一律查看還必須先瀏覽或是儲存在桌面而後開啟,但對有些人來說有時圖片檔需要隨時提出修改(例如設計產品edm),還需請美編人員或設計廠商重新製作,若沒有辦法直接以圖片來呈現,信件中的文字敘述部分就會十分冗長……這時就可以利用Evernote來提升處理信件中附件的效率!

私心放一下我的座右銘keke,順便也提醒所有讀者(不要變成工作的奴隸)

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一、          OutLook同步處理,將信件變成一則小筆記

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在電腦中下載好Evernote後OutLook裡的”常用”列表就會有Evernote的小按鈕,若要將某信件新增至小筆記,就可以利用這個小動作,再輸入信件處理的標題,舉例來說:如果這封信是需要兩天後修改某專案回傳給xx主管,你就可以輸入提醒自己的標題”xx主管計畫專案回傳201508xx”,另外,還能自行選擇筆記本的類別、標記,以及註解。完成之後,即可在Evernote中看到此則信件

二、          附件圖片自動顯示立即修改

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用Evernote處理信件的好處就是可以直接把附件的圖檔呈現(笑)

對於有時愛發懶的上班族來說真的太棒惹!!!例如上方的圖示,這是美編同事傳給我的新品edm信件,需要我協助查看是否有符合想呈現的概念,由於edm通常是很長的圖片,另存桌面再開啟還要慢慢滑、慢慢放大、慢慢寫下哪裡需要改……除了無法三兩下看完整個圖片的概況,還需要花一點點時間(愛偷時間的員工keke)。這時Evernote已經解決我的困擾之後,上方有個鉛筆小按鈕,就可以執行上集所說的設計圖片的部分。於是edm可以兩三分鐘修改後,再回傳給美編同事請他協助修改,最重要的是!!!給主管審查的時間就可以提前!!! (竊笑)

三、           勾選清單處理待回覆信件

  容易粗心大意的人可以利用勾選清單的方式來協助處理信件。如下方圖片所示,這封信件必須處理一些資料後回傳給陳小姐並副本給羅主管,或是有時必須夾帶一些附檔,此時就可以用勾選清單來提醒自己是否記得完成以上這些動作。如此一來,對於新鮮人來說,在發信時的出錯率就可以降低許多。

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四、           錄音功能節省記錄時間

對於重要的機密或是來不及記錄的事項,就可以按下錄音功能,把信件中對話的流程或是交辦事項的順序即時處理,不過這個功能比較少用到,因為再錄音的同時旁邊還是會有人呀! (笑)

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五、          工作群組聊天室

若辦公室的同事們也一起使用這個軟體,在討論公事的時候就很方便。Evernote可以將OutLook、Gmail的聯絡人同步儲存到通訊錄,讓我們可以以直接對話聊天的方式取代發信。建議各個辦公室的主管也可以利用此功能,來隨時與員工討論、或是開臨時會議,傳統的Line交辦事項容易使員工反感,也容易造成員工私生活圈的困擾(例如:另外要設定動態消息的能見度、下班時間收到line通知…等等)

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另外,記事功能還能新增來源網址,方便了解能夠參考哪些網站的相關資訊。

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Evernote升級版的功能又更精細,不過對於一般的上班族來說,免付費的功能就已經能足以解決我們工作上的困擾了!長期使用下來真的會發現,桌面變得很乾淨整潔(小潔癖的要求keke),進而提昇工作環境之外又能讓做事情的效率提高!

便條紙已經漸漸遠離我了~~~ J

開始佈置辦公桌計畫呵呵!!

【延伸閱讀】Evernote使用上集

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