自從成為上班族之後,總是煩惱待辦事項多到滿載;總是天外飛來一筆,沒有隨手筆記換來的就是腦容量爆炸,健忘症發作時被主管追著跑....各種惡性循環接踵而至。

於是準備了筆記本每天上班前先將待辦事項分輕重緩急規劃好每日的工作排程,但相信大家都聽過一句話「再完美的規劃,都不如老闆或主管的一句。」有時主管隨口一叫,又是丟了兩三個事情,肯定會打斷你的工作!!!

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          以上的經驗告訴我們,一個好的工作態度與調適心態以及一本筆記本很重要。(才能完全對付神經質的主管Keke)相信很多人常常看見座位旁的同事,他的垃圾桶總是滿滿的廢紙,座位旁、電腦下貼了一堆便利貼,再看看他盯著電腦畫面的神情,感覺就被工作淹沒了! 或是有些神經粗線條的同事,常常忘記自己剛剛筆記的便條貼放在哪裡,還必須偷偷從垃圾桶找……這種情況既無效率也很不環保。工作,就是要尋找自己最自在的處事方式,以及方便自己的高效率! 切記!Be A Happy Worker! 如果發現自己總是被主管追問「xxx,那件case好了沒?」「xxx,你是不是卡住了?組織能力不是很好耶!」等等,感覺自己很忙但又說不出自己忙甚麼,雜事總是一堆做不完,加班是家常便飯,那麼此時的你就要有危機意識,自己工作的方式是不是不太對勁?!

         今天要教大家的是能夠提升工作效率的好軟體EverNote,一開始對於我也是一種處事的突破,以往的習慣就是隨便紙張筆記,但這種老習慣反而讓我們生活、工作、旅遊更混亂(除了日記之外哈哈),所以放下你的紙張、停下你混亂的字跡,一起學會變成有效率的工作者!

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          一、下載PC/APP版Evernote

       只要到evernote網站下載,簡單提供信箱”、”密碼就可以註冊了。APP功能更廣泛,電腦版還能與手機同步,讓Online & Offline都能掌控工作進度。它總共囊括四大功能,即時筆記、即時拍照處理、連線話題以及簡報輸出。不過詳細來說,功能非常的廣泛與實用,重點是還能跟Outlook同步!!!!!!!(解救上班族的信件問題!!)

           二、 開始動手不動筆

        由於它的功能非常多、版本功能也有所限制,但是最簡單上手的就是筆記功能。可以從電腦版畫面看到以下介面

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簡單新增記事本分類,隨時新增記事本無需另存,只要key上任意文字及立即儲存,不小心按到也不用擔心,沒有紀錄就不會儲存!!!   (自己認為是很防呆設計!!!)

對於容易手忙腳亂的人、或是容易粗心大意的人很適合,不用怕沒按到儲存鍵而遺恨哈哈

 

             三、防呆提醒/隨時簡報工作進度

 

         即使如上述筆記與分類自己該做的待辦事項,還是會有健忘的時候,像我有時要追蹤媒體雜誌的刊出時間以及露出雜誌寄件日期,通常雜誌都是雙月刊,上個月規畫置入內容必須要等下個月才會得知成果。這時如果傻傻der登記在筆記本上很容易忘記的!!!!! 二來主管絕對不會有滿滿的耐心,一旦他問起你「xx Case進度到哪了?」「xx甚麼時候會好?」「公會補助款幾號會進來?」等等繁瑣的時間大考驗,此時如果又遲疑了兩三秒肯定會被k (嘆氣.)所以通知的功能很重要,選好該事項的日期、通知恰當時間,就不怕忘記嚕~~J

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當主管問起時也可以迅速打開簡報功能,簡短敘述目前的進度,即使是小小的事情也能看起來很專業!!!!!!   不用存太多的power point……

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               四、手機隨手拍/出差好幫手

接下來就來使用APP &PC結合的功能惹! 這個功能很適合有出差的上班族(參加展覽、交換名片..社交處理等等)除此之外,有時旅遊遇到很特別的事情想及時紀錄,也可以快拍快寫,分享到社群。

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打開APP版本可以看到很多功能,先選擇相機,就會進入第二張畫面。

依照自己的需求,選擇不同鏡頭模式,這時手機還會感應亮度,如果太暗就會自動開啟閃光!!! 有時接觸的客戶或是廠商名片準備的不多,就可以用快拍方式,加上短述等到回到辦公室時就可以建立自己的社交檔案。例如出差途中,看到很特別的新產品、新創意,也可以快速紀錄,回到PC版時再加工處理,任何時刻都能用最短的時間補捉學習的機會!

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如上圖所示,可以看到PC版的畫面,一樣能夠編輯或是做簡報。

還能後置圖片的備註,讓圖示更完整。隨心所欲的蓋章、重點提示、馬賽克處理..。突然覺得對於大學生也很好用耶!!!!!! 想當年,要跟同學說考試重點,不是給它嘔心瀝血的筆記就是用fb、line瘋狂傳上課的簡報(好蠢壓哈哈XD

這樣好像真的簡單多嚕J

俗話說的真好工欲善其事,必先利其器

先掌握好自己做事方式,做起事情才會順手唷!

Remember,Be A Happy Worker!!!!

 

一起告別廢紙筆記吧!!!

(更多功能我們下回分曉J)

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